5.1 GOVERNANÇA COORPORATIVA

A Governança Coorporativa da Expocacer promove aval explicito e apoio incondicional na execução do Mecanismo de Integridade e Sistema de Compliance, adotando princípios de transparência radical, ética e responsabilidade com a Política de Compliance, além de boas práticas de gestão com o objetivo de assegurar que as atividades e tomadas de decisões sejam inclusivas e respeitem todos os stakeholders, estabelecendo um modelo de governança sólida e eficaz.

A Política do Processo Decisório (PO.03) é documento complementar ao mecanismo de integridade e aos sistemas de compliance pois tem o objetivo de formalizar e orientar a implantação do Processo Decisório na Expocacer, com a finalidade de colaborar para a clareza de papeis e responsabilidades no âmbito decisório da Cooperativa.

A estrutura de governança da Expocacer é assim representada

5.2 ESTATUTO SOCIAL

O Estatuto Social é o documento constitutivo que estabelece regras e normas para o funcionamento da cooperativa e conduta de seus associados. É um documento obrigatório para a constituição legal da Cooperativa, garantindo que a mesma esteja em conformidade com as normas legais aplicáveis.

O Estatuto Social é a primeira ferramenta de gestão e aplicação de Compliance da Expocacer, estabelecendo diretrizes claras para o cumprimento das regras internas, fortalecendo a credibilidade da Cooperativa.

São funções do Estatuto Social:

• Definir a estrutura hierárquica e de comunicação interna da cooperativa
• Definir a forma de administração da cooperativa e sua governança coorporativa
• Definir as competências dos órgãos de gestão/diretorias
• Definir as regras para admissão, desligamento e exclusão de seus membros
• Definir as regras de realização de eleições
• Estabelecer os direitos e deveres dos associados

5.3 CODIGO DE ETICA E REGIMENTO INTERNO

Os princípios éticos requeridos pela Expocacer são parte integral das Políticas, Processos e procedimentos aplicados nas suas atividades. O CÓDIGO DE CONDUTA ÉTICA E REGIMENTO INTERNO da Expocacer em seu Capítulo I DA ABRANGÊNCIA:

Artigo 1º - O Código de Ética da EXPOCACER Cooperativa dos Cafeicultores do Cerrado Ltda aplica-se a todos os funcionários, gestores, bem como aos representantes comerciais, incluindo todas as suas unidades.

O CODIGO DE ÉTICA reforça o compromisso da Expocacer no cumprimento das Leis e à Ética. Dividido em 6 Capítulos, contendo 59 artigos, trata de forma transparente e sensata os principais assuntos que regem a conduta ética de toda a Cooperativa, assim como a sua relação com seus fornecedores e parceiros.

Em seu CODIGO DE ÉTICA Capítulo II DO CUMPRIMENTO DAS LEIS, se compromete e assegura que:

Artigo 2º - Leis, normas e regulamentos, sejam nacionais ou estrangeiros, deverão ser cumpridos. O comportamento dos funcionários, bem como o dos representantes comerciais, deve ser ético e responsável em quaisquer locais onde realizem seus trabalhos em nome da EXPOCACER.

Artigo 3º - Respeitam-se os direitos humanos e não poderá haver preconceitos e discriminação de qualquer natureza, seja em função de raça, religião, gênero, etnia, classe social, idade, necessidades especiais, posição política, procedência social, nacionalidade, afiliação sindical, orientação sexual ou estado civil.

Artigo 4º - Respeita-se a privacidade das pessoas, não se fazendo, publicamente, críticas a quaisquer pessoas, inclusive aos clientes, aos concorrentes e aos fornecedores da EXPOCACER.

Artigo 5º - Todas as pessoas são fundamentalmente livres e têm direito à individualidade, à privacidade e o tratamento digno e justo, sem discriminação de qualquer natureza.

Artigo 7º - Os Funcionários cumprirão todas as leis e demais disposições relativas à proteção do meio ambiente e não medirão esforços para manterem-se informados e conscientes dos assuntos do meio ambiente relacionados com a EXPOCACER e suas atividades comerciais.

Artigo 8º - Todas as ações dos funcionários da EXPOCACER deverão estar de acordo com as leis e demais disposições relativas à proteção do meio ambiente. Deverá ser assegurado que as atividades da EXPOCACER estarão de acordo com a utilização racional e sustentável dos recursos naturais da região onde forem executadas, não causando danos ambientais.

Parágrafo Único- Os Funcionários serão responsáveis pela avaliação da maneira adequada de praticarem suas ações, visando a proteção do meio ambiente. Incentivando, dessa forma, as boas práticas ambientais.

Capítulo III DOS RELACIONAMENTOS INTERNOS

Artigo 20º. - São respeitados os direitos e diferenças culturais dos funcionários, colocando-se em prática o princípio de igualdade, não praticando discriminação nas oportunidades de trabalho, remuneração, acesso a treinamento, promoção, rescisão e benefícios, independentemente de raça, religião, casta, gênero, orientação sexual, etnia, classe social, idade, necessidades especiais, nacionalidade, associação sindical, estado civil, incapacidade, cor da pele ou opinião política, não se admitindo nenhuma ação discriminatória ou baseada exclusivamente em relacionamento pessoal que prejudique suas carreiras profissionais.

Artigo 21º. – Os funcionários serão admitidos, independentemente do regime de contratação, e firmado contrato de trabalho, no qual são explicitadas as condições do exercício funcional; portanto a EXPOCACER proíbe e Informa aos colaboradores/membros do grupo por escrito que o trabalho infantil, trabalho forçado, discriminação e violência e assédio no local de trabalho não são tolerados. Após a assinatura das partes, uma via do contrato, juntamente com cópia do Regimento Interno e do presente Código de Conduta Ética, e o Estatuto da Cooperativa serão entregues ao funcionário.

Artigo 29º. - Os conflitos de interesse devem ser administrados de forma imparcial. Deve-se sempre colocar os interesses da EXPOCACER em qualquer negócio acima de interesses pessoais, agindo com ética e evitando, desta forma, conflitos de interesses em suas relações pessoais e profissionais.

Artigo 37º. - Todas as informações comerciais, técnicas, estratégicas e profissionais que dizem respeito à EXPOCACER devem ser tratadas de forma sigilosa, tendo em vista que sua divulgação ou revelação poderá implicar em riscos e prejuízos para a imagem e resultados a EXPOCACER.

Capítulo IV DAS PRÁTICAS COMERCIAIS

Artigo 50º. - Nas operações de compra de produtos ou prestação de serviços, deverá ser respeitado o princípio da livre concorrência, devendo ser feita ampla tomada de preços pelo funcionário encarregado das compras, dando preferência na compra para os fornecedores que oferecerem as melhores condições de qualidade e preços.

Artigo 55º. - Em relação à concorrência com outras empresas, os funcionários não poderão celebrar acordos, contratos, acertos ou firmar entendimentos com elas, que tenham como objetivo estabelecer restrições ilegais do comércio - tais como acertos ou entendimentos -, e que tenham por objetivo fixar ou manipular preços, condições de compra ou venda de bens ou serviços.

Artigo 56º. - O relacionamento com o Poder Público e seus respectivos órgãos, seja no âmbito municipal, estadual ou federal, seja através de financiamentos, subsídios, incentivos fiscais ou contratos, deve ser pautado no rigoroso cumprimento da legislação e regulamentação aplicáveis, dentro de padrões de honestidade e integridade, bem como nas diretrizes de conduta ética contidas neste Código.

Artigo 58o. – Não é permitido a nenhum funcionário da EXPOCACER a concessão ilícita de quaisquer presentes ou favores, quer dinheiro ou qualquer outro favor a pessoas que ocupem cargos em empresas privadas ou no setor público, em retribuição ao cumprimento de suas funções.

O REGIMENTO INTERNO E RELAÇÃO DE TRABALHO define o funcionamento das atividades, das responsabilidades e os relacionamentos dos funcionários da EXPOCACER. Nele estão descritos aspectos específicos do funcionamento da Expocacer, além de direitos e deveres das pessoas que fazem parte da Cooperativa. Dividido em 11 capítulos, com 56 artigos, a Expocacer se compromete e assegura o cumprimento das leis trabalhistas previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelecendo direitos e deveres a serem cumpridos por seus funcionários, além de conter informações sobre:

• Capítulo I - Do Objetivo e das Definições Gerais
• Capítulo II - Da Estrutura Geral da Expocacer
• Capítulo III - Do Contrato de Trabalho
  • Da Seleção de Candidatos às Vagas
  • Da Admissão
  • Das Transferências
  • Do Horário de Trabalho
  • Da Ausência ao Trabalho
  • Do Pagamento dos Salários e dos Descontos
  • Das Férias
  • Do Término do Contrato de Trabalho
• Capítulo IV - Da Segurança e da Higiene no Trabalho
• Capítulo V - Da Utilização de Uniformes
• Capítulo VI - Da Proteção do Meio Ambiente
• Capítulo VII - Dos Direitos e Deveres dos Funcionários
• Capítulo VIII - Das Proibições
• Capítulo IX - Das Penalidades
• Capítulo X - Da Proteção dos dados Pessoais
• Capítulo XI - Das Disposições Gerais (Sanções previstas caso ocorra transgressões às regras definidas)

5.4 POLÍTICAS INTERNAS

Políticas são os documentos que exprimem as “regras macro” da Expocacer, esclarecem como os processos devem ser seguidos, como os objetivos estratégicos serão alcançados e como as pessoas envolvidas devem se comportar perante as regras do negócio.

São os manuais de boas práticas que definem as medidas, controles e rotinas internas da Cooperativa. Elas visam prevenir e detectar atividades não conformes, antiéticas ou que desrespeitem as regras estabelecidas. São fundamentais para a manutenção da integridade e sustentabilidade do negócio pois promovem uma cultura de transparência e de comportamento ético frente aos objetivos da Cooperativa.

A Expocacer conta com 15 Políticas, bem estruturadas, que refletem seus objetivos estratégicos em cada assunto de interesse maior da Cooperativa, estabelecendo padrões de conduta, comportamentos e regras a serem seguidas por todos os envolvidos, tanto no ambiente interno quanto no ambiente externo da Cooperativa. Estas Políticas estão devidamente organizadas em uma lista mestra, a seguir:

Além das Políticas existentes, a Expocacer conta com uma série de processos bem descritos e estruturados, que permitem que as diretrizes das Políticas sejam bem executadas diariamente. O mapeamento e descrição dos processos de trabalho possibilita a Cooperativa ter uma visão clara e didática de toda a rotina e dinâmica das operações internas.

A compreensão de como as etapas e os diferentes departamentos estão interligados permite organizar e otimizar os processos, bem como identificar possíveis gargalos com maior agilidade, o que dá a oportunidade de antecipar soluções e prevenir não conformidades.

A aplicação prática das Políticas e dos processos internos são elementos essenciais para garantir a clareza e a integridade em todas as operações, fazendo com que a ética e a transparência não se limitem ao discurso. Ajudam a criar uma cultura organizacional sólida, onde a ética e a conformidade são valores centrais. Isso não apenas protege a Expocacer contra sanções legais e danos à reputação, mas também fortalece a confiança de clientes, investidores e outros stakeholders.

5.5 MITIGAÇÃO DE RISCOS

Regras que esclarecem todos os riscos potenciais e seus impactos, para que a cooperativa alcance seus objetivos.

Sem prejuízo da observância da POLÍTICA DE GERENCIAMENTO DE RISCOS (PO.04), a área de Compliance atuará no intuito de minimizar os riscos aos quais a Cooperativa poderá ficar exposta.

5.5.1 Riscos Comerciais e Financeiros

Riscos diretamente relacionados ao negócio, considerando a comercialização na compra e venda (mercado físico e futuro) de café da Expocacer, tais como: Exposição de Riscos de commodity; Exposição a riscos cambiais; Exposição a riscos de Produção.

• Risco de Posição em Bolsa:

Proveniente das posições de compra e venda em bolsa, feitas exclusivamente para fins de hedge das operações de compras e vendas no mercado físico e futuro. Desse modo, em todo o momento em que houver a compra ou venda sem a alocação ao comprador ou vendedor a parcela do preço será indexada ao valor da bolsa.

Essas operações mitigam o risco de mercado, porém não elimina o risco de diferencial, salvo quando a compra ou venda em bolsa estiver vinculada a uma compra ou venda em diferencial, que não foi fixada devida a cláusula temporal de fixação ou por diferença de fuso horário (faz o carrego da operação até o dia útil seguinte).

Risco de alta/baixa do café no mercado físico

Proveniente da existência de contratos de venda com preço fixado e da inexistência de tal café em estoque. Sempre que houver operação de venda, sem a respectiva compra ou operação de compra sem a respectiva venda estará a cooperativa exposta a riscos de variação de preço para mais ou para menos, na operação realizada. Por exemplo: havendo compra, sem a respectiva venda, estará sujeita risco de baixa de mercado; havendo venda, sem respectiva compra, estará sujeita risco de alta de mercado.

Risco de diferencial

Proveniente do descasamento de volumes entre compra e venda de café com diferencial fixo (prêmio/descontos). A Expocacer possui contratos de venda com diferenciais fixos (Short Basis), porém não possui o mesmo número de contratos de compra com diferenciais fixos, uma vez que costuma comprar no mercado spot e mercado futuro com preço fixo (Long Flat).

O mercado físico de café brasileiro é balizado pelo valor do contrato de café arábica comercializado na bolsa de Nova York. É exatamente por causa dessa alta correlação (entre bolsa e físico), que posições de hedge feitas contra contratos de NY fazem sentido na realidade brasileira.

Entretanto, esta correlação não é perfeita, o que quer dizer que altas ou baixas em contratos de Nova York não refletirão em altas ou baixas do café físico na mesma magnitude.

Dessa maneira, sempre que a Cooperativa possuir um número de contratos de venda em diferencial “Short Basis” diferente da quantidade de contratos de compra em diferencial, ela estará sujeita ao risco aqui descrito.

Desse modo, o risco é proveniente da existência de estratégias e posições da cooperativa que necessitem de uma correlação perfeita para funcionar com precisão.

Risco Cambial

Proveniente do descasamento de pagamentos e recebimentos de recursos em Dólares, envolvendo operações decorrentes da atividade comercial da empresa, como exportações de cafés e fluxos de operações financeiras dolarizadas, como captações de recursos em mercado externo, operações financeiras envolvendo ativos negociados em bolsa, operações de adiantamento de créditos de exportações etc.

Desse modo, enquanto a Expocacer possuir ativos dolarizados maiores que passivos dolarizados, ou vice-versa, ela estará sujeita ao risco cambial.

Risco de chamada de Margem

Proveniente da existência de operações financeiras de Hedge que exijam o envio diário de valores de acordo com a marcação a mercado (MTM), tais como: futuros, swaps, OTCs, opções etc.

Risco de Produção

Contempla as situações de quantidade produzida de safra que podem por fatores diversos sofrer afetações em especial que diminuam o volume de produção, como exemplo fatores climáticos. Três pontos são considerados riscos de produção: Risco Quantitativos; Risco de Qualidade; Risco de Inadimplência.

5.5.2 Risco de Imagem

Considerando que o risco de imagem (ou reputação), o qual é um dos mais preocupantes atualmente, é fundamental que haja a consciência de todos os Colaboradores sobre a necessidade de se prezar pela imagem da empresa. Cumpre salientar que um simples boato pode causar danos irreparáveis à reputação de uma empresa, sendo assim, todos devem ter sempre em mente a importância de seguir as regras do Código de Ética, do Regimento Interno e desta Política. Quaisquer dúvidas, esclarecimentos ou aconselhamento sobre que ações possam gerar riscos de imagem para a EXPOCACER devem ser, imediatamente, direcionados a área Compliance.

5.5.3 Risco Legal

Basicamente, o conceito de risco legal pode ser definido como o de não cumprimento das normas vigentes e aplicáveis à EXPOCACER. A área de Compliance deve assegurar à EXPOCACER o cumprimento de todas as normas e legislações vigentes aplicadas à mesma.

5.5.4 Risco Operacional

O risco operacional pode ser definido como o risco de perdas geradas por sistemas e controles inadequados, falhas de gerenciamento e erros humanos. A EXPOCACER busca minimizar erros em todas as suas operações. A área de Compliance é o responsável por verificar as operações que geraram erros, criar soluções para a correção dos mesmos e entender os procedimentos que falharam, propondo ações de melhoria para os mesmos. A área de Compliance, como forma de minimizar o risco operacional, zela pelos controles internos como forma de mitigação do mesmo, adotando a prática de registro de não-conformidades e criação de planos de ação para a não reincidência do processo não conforme.

O risco operacional pode ser dividido em sub-riscos, tais como:

• Risco de Tecnologia (obsolescência, equipamentos, sistemas operacionais) – assegurar a segurança do sistema, a devida proteção dos dados tanto da EXPOCACER quanto de seus clientes conforme legislação vigente; assegurar que as máquinas e equipamentos estejam funcionando conforme necessidade da EXPOCACER; assegurar a segurança nas permissões de acesso ao sistema; assegurar a realização de backup periódico e de armazenamentos dos dados de forma segura. São disponibilizados, a todos os Colaboradores, equipamentos, softwares sobre os quais a EXPOCACER possui licença de uso, acesso à Internet e Intranet, bem como correio eletrônico interno e externo com o exclusivo objetivo de possibilitar a execução de todas as atividades inerentes aos negócios da empresa.
• Risco de Erro Não Intencional (“Erro Humano”) - Este é, certamente, o risco de mais difícil mensuração visto a imprevisibilidade de ocorrência de uma falha humana durante os procedimentos operacionais. Podemos classificar erro humano como equívoco, omissão, distração ou negligência de um profissional.
• Risco de Fraudes - Atos ilícitos gerados intencionalmente e por má-fé podem ser classificados como fraudes (ex. falsificação, adulteração de documentos, divulgação de informações falsas, etc.). Este risco é minimizado através de controles internos efetivos e do fortalecimento da “cultura de Compliance” na EXPOCACER. Quaisquer atos suspeitos ou consumados de fraudes devem ser reportados ao Compliance Officer para que este tome as devidas providências.
• Risco da Qualificação de Pessoal – A falta de qualificação Profissional gera prejuízos muitas vezes invisíveis à operação. Retrabalho, uso indevido do tempo útil, erros constantes, atrasos nas entregas, alto índice de horas extras, são apenas algumas das consequências da falta de qualificação dos colaboradores. Faz parte do escopo da EXPOCACER investir em programas de treinamento e transferência de conhecimento para que o colaborador, no futuro, consiga transmitir conhecimento para um colega, em um verdadeiro ciclo positivo. Por meio da qualificação a EXPOCACER poderá contar com um bom padrão de atendimento, bons processos em níveis gerenciais, menos falhas operacionais, maior organização e, consequentemente, com a maior satisfação e otimização dos seus colaboradores, diminuindo a rotatividade (que muitas vezes pode ser consequência da falta de qualificação).
• Risco de Interrupção ou descontinuidade dos negócios - O Plano de Continuidade dos Negócios tem como principal objetivo prever algumas situações de crise ou descontinuidade que possam vir a interromper os negócios da COOPERATIVA, bem como traçar as estratégias e planejamento para retomada das atividades em um curto espaço de tempo, minimizando assim, o impacto negativo de uma possível situação de contingência. Esse Plano é composto pelas diretrizes gerais contidas no Programa de Conformidade, bem como pelos diferentes planos de recuperação de desastres (DSP – Disaster Recovery Plan – POLÍTICA DE GOVERNANÇA DE TI - PO.11) desenvolvidos pelas áreas de negócios, contendo os procedimentos para situações de contingências. A área de Compliance é responsável por acompanhar o desenvolvimento de tais planos, bem como suas revisões periódicas, em conjunto com os Gestores responsáveis
• Risco de corrupção e fraude - No escopo da EXPOCACER, é de vital importância a conscientização de todos os Colaboradores quanto aos riscos legais e de imagem que estamos expostos no caso de envolvimento de Colaboradores, direto ou indireto, em atividades relacionadas a qualquer ato ilegal, seja de que ordem for, tais como, mas não se limitando a:

• Corrupção ativa e passiva;
• Fraudes financeiras;
• Fraudes fiscais e tributarias;
• Fraudes documentais;
• Lavagem de dinheiro, entre outros;

Desse modo, conforme o disposto nesta Política de Compliance e no Código de Ética, bem como nos treinamentos aplicados pela área de Compliance, todos os Colaboradores deverão estar cientes das informações, riscos e medidas preventivas a serem tomadas em relação aos atos que configuram fraude. Assim, devem ser observadas as seguintes diretrizes:

• Evitar operações de qualquer tipo com recebimentos em dinheiro;
• Não realizar pagamentos em dinheiro;
• Utilizar sempre recebimentos que transitem pelo sistema bancário (TED, PIX);
• Recusar operações com pessoas ou entidades que não possam comprovar a origem do dinheiro envolvido e que não sejam bem conhecidas;
• Evitar operações financeiras complexas, que envolvam muitas movimentações de dinheiro entre bancos diferentes.
• Cumpre-nos ressaltar que, dentro do escopo da EXPOCACER, é expressamente proibido aos colaboradores realizarem depósito de pagamentos aos clientes (estes somente devem ser feitos via movimentação bancária conta corporativa);
• Proteger a imagem e reputação da Cooperativa;
• Proteger o patrimônio e os ativos da Cooperativa tratando-os como se fossem seus;
• Desempenhar suas funções com competência, lealdade, integridade, prudência, responsabilidade e profissionalismo, de tal sorte a atingir os objetivos traçados pelo Instituto;
• Manter uma atitude transparente, respeitando colegas de trabalho e terceiros;
• Respeitar Normas internas afeitas ao bom desempenho de suas funções;
• Cumprir e fazer cumprir as orientações previstas e descritas nesta Política;
• Comunicar qualquer violação da política à área de Compliance;
• Cooperar com processos internos e externos de apuração de não conformidades e desvios de conduta de profissionais afeitos às atividades da Cooperativa, mesmo que não seja de relacionamento direto com suas próprias atividades;
• Usar os recursos com eficiência, não os desperdiçando;
• Tratar todas as pessoas, direta ou indiretamente ligadas à Expocacer de forma igualitária, independentemente de cargo, função, raça, sexo, idade ou credo;
• Proteger as informações relativas a: funcionários, clientes, fornecedores, e grupos de interesse, sobretudo aquelas declaradas como confidenciais;
• Respeitar as relações hierárquicas e jamais praticar atos de ingerência, limitando-se a atuar dentro das atribuições delimitadas pelo organograma da Expocacer;
• Utilizar a internet e o correio eletrônico exclusivamente para assuntos pertinentes ao seu trabalho, cuidando sempre da segurança da informação e não disseminar mensagens que possuam conteúdos ilegais, pornográficos, racistas, de cunho religioso ou político e de natureza ideológica;
• Não fazer uso do cargo, função, atividade, facilidades, posição e influência para obter qualquer favorecimento para si ou para outrem;
• Não praticar atos de violência, abuso de poder, assédio sexual ou moral, qualquer ilícito de que natureza for; e
• Não disseminar informações dúbias ou qualquer espécie de boatos, nem manifestar opinião que possa prejudicar a imagem da Cooperativa, de seus funcionários ou clientes;

5.5.5 GESTÃO E COMUNICAÇÃO DE CRISE

A Expocacer considera crise qualquer evento real ou potencial, de natureza operacional, tecnológica, ambiental, financeira, jurídica, regulatória, reputacional, ética, trabalhista, sanitária, de segurança ou de governança, que possa causar impacto relevante às pessoas, às operações, aos cooperados, clientes, fornecedores, comunidades, ativos, informações, resultados ou à imagem da Cooperativa.

A gestão de crises tem como objetivos:

• proteger a vida, a integridade e a segurança das pessoas;
• reduzir impactos operacionais, financeiros, legais e reputacionais;
• assegurar a continuidade ou a recuperação das atividades críticas;
• garantir o cumprimento das obrigações legais e regulatórias;
• manter comunicação tempestiva, coerente e responsável;
• preservar evidências, informações e registros relacionados ao evento;
• estabelecer medidas de contenção, correção e prevenção de reincidências.

A gestão de crises será conduzida de forma integrada e proporcional à natureza, à gravidade e à abrangência do evento, observando, os planos de contingência das áreas, a Política de Governança de TI e Segurança de Dados, a Política de Proteção e Privacidade de Dados, a Política de Gerenciamento de Riscos e as demais normas internas aplicáveis.

Ativação da gestão de crise

Qualquer funcionário, gestor, conselheiro, terceiro ou parte relacionada que identifique situação com potencial de crise deverá comunicá-la imediatamente ao gestor responsável e às áreas competentes, não devendo aguardar a confirmação integral dos fatos quando houver risco relevante às pessoas, às operações, ao meio ambiente, à informação ou à reputação da Cooperativa.

A Diretoria Executiva deverá avaliar o evento e, quando necessário, declarar formalmente a situação de crise e ativar o Comitê de Gestão de Crises.

A ativação deverá considerar, entre outros fatores:

• risco à vida, à saúde ou à segurança;
• interrupção de atividades críticas;
• indisponibilidade ou comprometimento de sistemas e dados;
• vazamento de informações ou incidente de segurança cibernética;
• impacto ambiental relevante;
• suspeita de fraude, corrupção ou violação legal;
• repercussão negativa significativa na imprensa ou nas redes sociais;
• impacto relevante sobre cooperados, clientes, fornecedores ou comunidade;
• possibilidade de fiscalização, sanção ou obrigação de comunicação a autoridades;
• comprometimento da reputação ou da credibilidade institucional.

Comitê de Gestão de Crises

O Comitê de Gestão de Crises será coordenado pelo Diretor Presidente Executivo — CEO ou por substituto formalmente designado e terá composição definida conforme a natureza do evento.

Poderão integrar o Comitê:

• Diretoria Executiva;
• Área responsável pelo processo ou operação afetada;
• Compliance;
• Auditoria Interna;
• Departamento Jurídico;
• Assessoria de Comunicação;
• Tecnologia da Informação e Segurança da Informação;
• Desenvolvimento Organizacional;
• Segurança do Trabalho;
• Meio Ambiente;
• demais áreas técnicas ou especialistas externos necessários.

A composição deverá preservar a independência das funções de controle e impedir a participação, na tomada de decisões, de pessoas que estejam diretamente envolvidas nos fatos ou possuam conflito de interesse.

O Conselho de Administração deverá ser comunicado quando a crise:

• apresentar impacto estratégico ou institucional relevante;
• envolver o Diretor Presidente Executivo ou membro da Diretoria Executiva;
• puder comprometer a continuidade dos negócios;
• provocar impacto financeiro, jurídico ou reputacional significativo;
• envolver órgãos reguladores, autoridades públicas ou imprensa em âmbito relevante;
• exigir decisão fora da alçada da Diretoria Executiva. Quando a crise envolver o CEO, a coordenação e a supervisão do tratamento caberão ao Presidente do Conselho de Administração ou à instância por ele designada, observadas as regras de impedimento e conflito de interesse.

Responsabilidades durante a crise

Compete ao Comitê de Gestão de Crises:

• confirmar e classificar a natureza e a gravidade do evento;
• estabelecer prioridades e medidas imediatas de contenção;
• definir responsáveis, prazos e recursos necessários;
• proteger pessoas, instalações, sistemas, documentos e evidências;
• avaliar obrigações legais, regulatórias, contratuais e de comunicação;
• definir os públicos que deverão ser informados;
• aprovar a estratégia de comunicação interna e externa;
• acompanhar a evolução da crise e atualizar as decisões;
• registrar fatos, decisões, responsáveis e providências adotadas;
• determinar o encerramento formal da situação de crise.

A área de Compliance deverá avaliar os riscos de integridade, conformidade e reputação, orientar quanto às regras internas aplicáveis e acompanhar o cumprimento das medidas definidas.

O Departamento Jurídico deverá avaliar os riscos legais e contratuais, as obrigações de comunicação às autoridades e o conteúdo jurídico das manifestações externas.

A Assessoria de Comunicação será responsável por elaborar e coordenar o plano de comunicação da crise, preparar as mensagens institucionais, orientar os porta-vozes e monitorar imprensa, mídias sociais e demais ambientes de repercussão pública.

A área responsável pelo processo afetado deverá executar as ações de contenção, continuidade, recuperação e normalização das operações.

Comunicação interna em situações de crise

A comunicação interna deverá ser tempestiva, objetiva, verdadeira, coerente e adequada a cada público, respeitando a confidencialidade, a proteção de dados pessoais, o sigilo das investigações e o princípio da necessidade de conhecimento.

As comunicações internas deverão, conforme aplicável:

• apresentar os fatos confirmados até o momento;
• informar os impactos conhecidos;
• indicar as medidas já adotadas;
• orientar sobre as ações esperadas dos funcionários;
• identificar os canais oficiais para esclarecimentos;
• informar quando ocorrerá a próxima atualização;
• combater rumores, boatos e informações não verificadas;
• evitar conclusões antecipadas, acusações ou especulações.

Os funcionários deverão utilizar exclusivamente os canais oficiais da Cooperativa para obter e compartilhar informações sobre a crise. É vedada a divulgação de informações, imagens, documentos, opiniões ou comentários sobre o evento em redes sociais, aplicativos de mensagens, veículos de imprensa ou outros canais externos sem autorização expressa.

A comunicação aos funcionários não deverá ser indevidamente postergada quando a ausência de informação puder ampliar riscos, gerar insegurança ou favorecer a disseminação de informações incorretas.

Comunicação externa em situações de crise

Toda comunicação externa deverá ser coordenada pela Assessoria de Comunicação e realizada exclusivamente por porta-voz previamente autorizado.

Nenhum funcionário, gestor ou terceiro poderá prestar declarações em nome da Expocacer à imprensa, autoridades, clientes, cooperados ou demais públicos externos sem autorização formal, ressalvadas as comunicações técnicas ou regulatórias realizadas por pessoas expressamente habilitadas.

As manifestações externas deverão:

• basear-se em fatos verificados;
• apresentar linguagem clara, responsável e não especulativa;
• reconhecer os fatos conhecidos e indicar o que ainda está em apuração;
• informar as providências adotadas pela Cooperativa;
• evitar atribuição prematura de responsabilidade;
• preservar dados pessoais, informações confidenciais e investigações;
• manter coerência entre os diferentes canais e porta-vozes;
• atender às exigências legais, regulatórias e contratuais;
• ser atualizadas sempre que houver alteração relevante do cenário.

Quando necessário, deverá ser emitido comunicado inicial de crise, ainda que todas as informações não estejam disponíveis, contendo no mínimo:

• 1.confirmação de que o evento está sendo tratado;
• 2.informações factuais já verificadas;
• 3.medidas imediatas adotadas;
• 4.orientação aos públicos afetados;
• 5.indicação do canal oficial para atualizações.

A comunicação externa poderá ser direcionada, conforme o caso, a cooperados, funcionários, clientes, fornecedores, instituições financeiras, seguradoras, autoridades, órgãos reguladores, comunidade, imprensa e demais partes interessadas.

Impedimento e salvaguarda de imparcialidade quando a crise envolver Comunicação e Marketing

Quando a origem, a causa, os efeitos ou os fatos investigados em uma situação de crise envolverem a Assessoria de Comunicação e Marketing, seus gestores, funcionários, fornecedores, campanhas, conteúdos, canais institucionais ou decisões sob sua responsabilidade, deverão ser adotadas medidas especiais para preservar a independência, a objetividade e a credibilidade da apuração e da comunicação institucional.

Nessas situações, a área de Comunicação e Marketing não poderá, isoladamente:

• coordenar o Comitê de Gestão de Crises;
• classificar a gravidade do evento;
• definir o escopo ou conduzir a investigação;
• selecionar os responsáveis pela apuração;
• aprovar o conteúdo final das comunicações;
• determinar quais fatos serão ou não divulgados;
• definir unilateralmente o porta-voz;
• alterar, excluir ou restringir o acesso a documentos, publicações, registros ou evidências relacionadas ao caso.

O gestor ou funcionário da área de Comunicação e Marketing que esteja direta ou indiretamente envolvido nos fatos deverá declarar formalmente o conflito de interesse e afastar-se das discussões, decisões, aprovações e demais tratativas relacionadas à crise.

A coordenação da comunicação de crise deverá ser transferida temporariamente para profissional ou instância não envolvida, indicada pelo Diretor Presidente Executivo, com participação obrigatória do Departamento Jurídico e de Compliance. Quando a gravidade ou a natureza do caso exigir maior independência, poderá ser contratada assessoria externa especializada em comunicação de crise.

Caso a crise envolva o Diretor Presidente Executivo, a designação da coordenação independente e a aprovação das manifestações institucionais caberão ao Presidente do Conselho de Administração ou à instância de governança por ele indicada.

Condução da apuração

A apuração dos fatos deverá ser conduzida pela Auditoria Interna, por Compliance ou por comissão independente, sem subordinação à área de Comunicação e Marketing envolvida.

A área de Comunicação e Marketing poderá fornecer informações técnicas e operacionais necessárias, mas sua atuação deverá limitar-se à condição de área consultada, não participando das deliberações sobre:

• procedência ou improcedência dos fatos;
• atribuição de responsabilidades;
• aplicação de medidas disciplinares;
• definição das informações que devam ser preservadas como evidência;
• conclusão da investigação.

Quando houver risco de interferência, ocultação de informações ou comprometimento das evidências, poderão ser adotadas medidas preventivas, incluindo:

• restrição temporária de acessos a redes sociais, sites e plataformas de publicação;
• preservação de e-mails, mensagens, arquivos, gravações, campanhas e materiais institucionais;
• cópia de segurança dos conteúdos e registros digitais;
• preservação de históricos de edição, aprovação e publicação;
• suspensão temporária da exclusão ou alteração de conteúdos relacionados ao evento;
• transferência provisória da administração dos canais institucionais para pessoa não envolvida.

As medidas deverão ser proporcionais ao risco, formalmente justificadas e registradas, sem representar antecipação de culpa ou aplicação de penalidade antes da conclusão da apuração.

Comunicação institucional durante a apuração

Toda manifestação interna ou externa relacionada à crise deverá ser aprovada pelo Comitê de Gestão de Crises, com a exclusão dos membros impedidos, e submetida à avaliação do Departamento Jurídico e de Compliance.

A comunicação não poderá ser utilizada para:

• ocultar fatos relevantes;
• minimizar indevidamente a gravidade da situação;
• induzir interpretações incompatíveis com as evidências disponíveis;
• atribuir responsabilidade antes da conclusão da apuração;
• desqualificar denunciantes, testemunhas ou pessoas envolvidas;
• influenciar entrevistas, depoimentos ou investigações;
• retaliar ou expor os envolvidos;
• preservar exclusivamente a imagem institucional em prejuízo da verdade, da segurança ou do interesse das partes afetadas.

Enquanto os fatos não estiverem integralmente confirmados, a manifestação institucional deverá informar que o evento está em apuração, apresentar apenas informações verificadas e indicar as providências adotadas, sem especulações ou conclusões antecipadas.

O porta-voz deverá ser pessoa não envolvida nos fatos e formalmente autorizada. Quando necessário, poderá ser designado porta-voz externo ou integrante independente do Comitê de Gestão de Crises.

Reporte à governança

As crises envolvendo Comunicação e Marketing deverão ser reportadas ao Conselho de Administração quando:

• puderem comprometer a reputação institucional da Cooperativa;
• apresentarem repercussão pública relevante;
• envolverem divulgação de informação falsa ou potencialmente enganosa;
• envolverem vazamento ou manipulação de informação;
• representarem risco jurídico, regulatório ou financeiro relevante;
• envolverem membros da Diretoria Executiva;
• houver indícios de interferência na investigação ou tentativa de ocultação de fatos.

O relatório final deverá registrar os conflitos de interesse identificados, os impedimentos aplicados, as substituições realizadas, as comunicações emitidas, os respectivos responsáveis e as medidas adotadas para preservar a imparcialidade.

Monitoramento e encerramento

Durante a crise, o Comitê deverá acompanhar continuamente:

• a evolução dos fatos;
• a efetividade das medidas adotadas;
• os impactos operacionais e financeiros;
• a repercussão interna e externa;
• o cumprimento das obrigações legais;
• o surgimento de novos riscos ou públicos afetados.

O encerramento da crise deverá ser formalmente declarado pela instância responsável, após a estabilização do evento e a definição das medidas de recuperação.

Após o encerramento, deverá ser elaborado relatório contendo:

• descrição do evento;
• causas identificadas;
• impactos produzidos;
• decisões e medidas adotadas;
• avaliação da efetividade da resposta;
• falhas de controles ou processos;
• plano de ação corretivo e preventivo;
• responsáveis e prazos;
• lições aprendidas.

Os planos de contingência, continuidade e comunicação deverão ser revisados sempre que forem identificadas falhas relevantes, mudanças de cenário ou oportunidades de melhoria.

5.5.6 CANAIS DE DENÚNCIA E PROTEÇÃO AO DENUNCIANTE

A Expocacer disponibiliza aos seus funcionários, cooperados, clientes, fornecedores ou qualquer pessoa física canais de denúncias que tem por finalidade o registro de qualquer violação à ética, integridade ou as regras descritas em seu Estatuto, nas Políticas Internas da Cooperativa, em seu Código de Conduta e Ética e em seu Regulamento Interno

Os canais de denúncia são ferramentas de comunicação utilizadas para a denúncia de quaisquer práticas ilegais ou não conformes.

O canal de denúncias é um dos pilares da Política de Compliance e uma ferramenta fundamental para o cumprimento dos mecanismos de conformidade da Expocacer. Permite à cooperativa identificar frentes que precisam ser melhoradas e tomar medidas para garantir um ambiente de trabalho seguro e respeitoso. Seus objetivos são:

• Promover uma cultura organizacional mais íntegra, ética, justa e responsável
• Fazer cumprir as normas internas e regulamentos da Cooperativa
• Criar um ambiente de transparência, ético e maduro para a solução de não conformidades
• Prevenir atos indevidos e comportamentos inadequados e não condizentes com o Propósito da Cooperativa
• Mitigar riscos, permitindo a detecção de problemas, fraudes, facilitando a tomada de decisão
• Construir a confiança de todos os envolvidos com os negócios da Cooperativa

A Cooperativa conta com os seguintes Canais:

• 1.Ouvidoria Interna CAC: é um canal de comunicação interno, seguro e imparcial, ao qual o cooperado e o terceiro poderão recorrer para relatar situações de insatisfações em relação aos serviços prestados pela Cooperativa e ao tratamento e comportamento dos funcionários desta no desempenho de suas atividades diárias. Os relatos são encaminhados através do e-mail ouvidoria@expocacer.com.br, e serão direcionados exclusivamente ao CAC – Central de Atendimento ao Cooperado.
• 2.Comitê de Ética: o comitê recebe queixas, denúncias e sugestões através de caixas de sugestões, formulário digital, acessível via qr-code disponibilizado na cooperativa em pontos estratégicos e de fácil acesso aos funcionários; e página online no portal do colaborador, disponível no site da Expocacer.
• 3.Canal de Relacionamento Ético: canal responsável pelo registro de denúncias de: Funcionários, Cooperados, Produtores Terceiros, Fornecedores e demais Clientes etc. É um canal de Provedor Externo, onde utiliza uma base sistêmica denominada OUVIDOR DIGITAL. O sistema preserva o anonimato do denunciante (Nome, telefone, que originou a ligação ou mensagem e IP do computador que acessou o site) em conformidade com a Lei nº 14.457 de 21/09/2022 (Lei Emprega + Mulheres), Lei 12.846 de 01/08/2013 (Lei Anticorrupção), e Lei 13.709/2018 de 14/08/2018 LGPD, garantindo e protegendo o denunciante. Está disponível 24h via Web, pelo número 0800 591 2213 código 655, e WhatsApp (API oficial WhatsApp Business), sendo acessado pelo Site Oficial da Cooperativa.

Os registros de denúncias são centralizados no canal do Ouvidor Digital, por meio de uma plataforma de gestão. O Comitê de Ética é a instância responsável pela apuração dos relatos registrados via Canal de Relacionamento Ético, garantindo a integridade de todo o ciclo investigativo.

Em casos específicos, o fluxo de apuração segue um direcionamento distinto para garantir a imparcialidade e a transparência do processo conforme regras descritas no Regimento Interno RI – 01.26 do Comitê de Ética.

Para garantir a imparcialidade e a mitigação de conflitos de interesse, o fluxo de apuração segue direcionamentos distintos conforme o cargo ou a função da parte denunciada:

Alçada do CEO: Denúncias que envolvam Membros do Comitê de Ética e/ou a Auditoria Interna devem ser encaminhadas exclusivamente ao CEO da Cooperativa para deliberação e condução da apuração.

Alçada da Auditoria Interna: Denúncias que envolvam o CEO ou Membros da Diretoria Executiva devem ser encaminhadas diretamente à Auditoria Interna. Cabe também à Auditoria Interna a recepção e triagem de todas as demais denúncias, com exceção daquelas sob exclusividade do CEO.

Alçada do Jurídico: O Departamento Jurídico atuará no recebimento e suporte das apurações de todas as denúncias, exceto aquelas que envolvam os Membros do Comitê, Auditoria Interna, CEO e Diretoria Executiva, garantindo a conformidade legal do processo.

O responsável pelo programa de Compliance deverá garantir que exista um grupo de profissionais que irão avaliar os resultados das investigações e decidir quais ações deverão ser tomadas, e não deixar essa decisão na mão de uma pessoa apenas.

• 4.O Comitê de Ética: deve refletir a demografia da Cooperativa, atuando como o órgão responsável pelo tratamento de manifestações relativas a direitos humanos, condições de trabalho, discriminação, assédio, violência e igualdade de gênero. Sua composição divide-se em membros permanentes, rotativos e externo(s).

Permanentes: Compliance; Jurídico; Auditoria Interna; Recursos Humanos

Rotativos: composta por 02 (dois) representantes, eleitos ou indicados, provenientes de diferentes áreas, níveis hierárquicos, garantindo a pluralidade funcional da cooperativa.

Membro Externo: profissional independente, com expertise em ética e direitos humanos, visando garantir imparcialidade nas apurações.

É um comitê autônomo e possui liberdade para apuração dos fatos e propositura de ações a serem praticadas para tomada de decisões. Em suas atribuições e objetivos, o Comitê de Ética da Expocacer controla desvios comportamentais, assegura a integridade da organização, e protege a reputação da marca. Auxilia a cooperativa no tratamento adequado a respeito dos seguintes assuntos:

• Igualdade de gênero;
• Discriminação;
• Violência;
• Assédio;
• Trabalho forçado;
• Trabalho infantil;
• e para tratar de qualquer queixa que possa ocorrem em decorrência da atividade exercida pela empresa.

Este comitê se reúne periodicamente para discutir assuntos internos e, quando necessário for, deliberar sobre as denúncias recebidas, tomando as ações cabíveis para solução. Assegura que as decisões e ações da Expocacer estejam alinhadas com os princípios e comportamentos éticos nas relações de trabalho.

Os Canais de Denúncias da Expocacer oferecem confidencialidade e anonimato/proteção ao denunciante; as testemunhas e entrevistados; e ao denunciado, além de ser acessível para os diversos públicos da Cooperativa. Tal fundamento se ampara em normas internas de proteção de dados e princípios éticos que nos impedem de violar o direito do anonimato, pois entendemos que a proteção da identidade do denunciante deve ser encarada como estratégia de combate à prática de comportamentos inadequados.

As investigações internas são parte importante deste pilar da Política de Compliance, pois conduzem de forma mais aprofundada os problemas encontrados. Ao identificar as causas e responsáveis pelos atos irregulares, fornece subsídios que podem embasar ações que evitem que os problemas se repitam no futuro, aumentando a eficácia e equidade das soluções institucionais.

O processo de responsabilização, que é indispensável para o Compliance, faz com que os comportamentos antiéticos sejam punidos, aumentando a adesão das partes interessadas aos comportamentos éticos e diminuindo a probabilidade de quebras de integridade.

Diferenças entre os tipos de Canais:

5.5.6.1 – Tratamento de denúncias envolvendo a Alta Administração e os órgãos de governança

As denúncias envolvendo membros da Diretoria Executiva, o Diretor Presidente Executivo — CEO, membros do Conselho de Administração ou outros integrantes dos órgãos de governança deverão observar fluxo especial de tratamento, com o objetivo de assegurar independência, imparcialidade, confidencialidade, ausência de interferência hierárquica e adequada mitigação de conflitos de interesse.

Denúncias envolvendo o Diretor Presidente Executivo — CEO

As denúncias envolvendo o Diretor Presidente Executivo — CEO deverão ser recepcionadas e preservadas pela Auditoria Interna, que comunicará imediatamente o Presidente do Conselho de Administração, sem submissão prévia ao denunciado ou aos demais membros da Diretoria Executiva. Caberá ao Conselho de Administração, com o apoio técnico da Auditoria Interna, do Comitê de Auditoria e do Departamento Jurídico, definir a forma de apuração e deliberar sobre as providências cabíveis, podendo constituir comissão independente ou contratar profissional externo especializado, conforme a natureza, a complexidade e a relevância da denúncia.

O CEO denunciado não poderá acessar informações restritas da investigação, indicar integrantes da comissão de apuração, interferir na coleta de evidências ou participar de qualquer deliberação relacionada ao caso. O relatório conclusivo deverá ser submetido ao Conselho de Administração, com exclusão de qualquer membro que possua envolvimento ou conflito de interesse.

Denúncias envolvendo membro do Conselho de Administração

As denúncias envolvendo membro do Conselho de Administração, inclusive quando apresentadas por outro conselheiro, deverão ser registradas no Canal de Relacionamento Ético e encaminhadas pela Auditoria Interna ao Presidente do Conselho de Administração e ao Comitê de Auditoria. O conselheiro denunciado e qualquer outro membro que possua vínculo, interesse pessoal ou participação nos fatos deverão declarar-se impedidos e não poderão acompanhar a apuração, acessar documentos restritos, influenciar a investigação ou participar da deliberação sobre o caso.

A apuração deverá ser conduzida pela Auditoria Interna ou por comissão independente designada pelos membros não impedidos do Conselho de Administração, preferencialmente com a participação de profissional externo independente. O Comitê de Auditoria poderá acompanhar e supervisionar os trabalhos, sem substituir a competência deliberativa do Conselho de Administração ou da Assembleia Geral.

Denúncia envolvendo o Presidente do Conselho de Administração

Quando a denúncia envolver o Presidente do Conselho de Administração, todas as atribuições previstas neste item serão exercidas pelo Vice-Presidente do Conselho. Caso o Vice- Presidente também esteja envolvido ou impedido, os demais conselheiros não envolvidos deverão designar, entre si, um responsável para acompanhar o procedimento, assegurando- se a participação de profissional externo independente.

Denúncia envolvendo vários conselheiros ou o Conselho de Administração como órgão colegiado

Quando a denúncia envolver a maioria dos membros do Conselho de Administração, uma decisão colegiada do órgão ou situação que comprometa a independência dos conselheiros remanescentes, a apuração deverá ser conduzida por comissão externa e independente. O resultado deverá ser encaminhado ao Conselho Fiscal e, quando a matéria estiver fora da competência dos membros não impedidos ou puder resultar em afastamento, destituição ou substituição de conselheiros, à Assembleia Geral, observadas as disposições do Estatuto Social e da legislação aplicável.

Denúncia de um conselheiro envolvendo outro conselheiro:

Quando uma denúncia for apresentada por um membro do Conselho de Administração contra outro conselheiro, o relato deverá seguir o mesmo fluxo aplicável às demais denúncias envolvendo membros da governança, não podendo ser tratado ou deliberado exclusivamente no âmbito informal do Conselho. O conselheiro denunciante, o conselheiro denunciado e quaisquer membros que possuam interesse ou envolvimento direto nos fatos deverão se declarar impedidos de participar da apuração e da decisão. A Auditoria Interna deverá realizar a triagem e conduzir ou coordenar a investigação, com acompanhamento do Comitê de Auditoria e, quando necessário, de profissional externo independente, cabendo aos conselheiros não impedidos deliberar sobre as providências nos limites de suas competências estatutárias. Fluxo de denúncias e variação das alçadas, vide anexo 2

Garantias do procedimento

Em todos os casos deverão ser assegurados:

• sigilo e restrição de acesso às informações;
• proteção do denunciante, testemunhas e envolvidos contra retaliações;
• presunção de inocência;
• contraditório e direito de manifestação do denunciado;
• documentação das evidências e decisões;
• registro formal da deliberação;
• impedimento de qualquer pessoa com conflito de interesse;
• comunicação dos resultados somente às instâncias competentes.

5.6 DUE DILIGENCE

A Due Diligence é um procedimento que analisa a reputação, ética e conformidade legal que visa verificar a integridade e reputação de parceiros comerciais, clientes e fornecedores da Cooperativa para garantir a segurança nas contratações e fornecimento de suprimentos, reduzindo o risco das operações realizadas.

É aplicável aos fornecedores de produtos e serviços, depositantes de café e cooperados da Expocacer, onde os mesmos reconhecem que todos os acordos, contratos e relações comerciais com a Expocacer, existentes e futuros, estarão sujeitos às disposições contidas neste documento e na Política de Proteção e Privacidade de Dados – LGPD (PO.02).

Na Due Diligence, garantimos uma análise aprofundada do perfil do fornecedor/ parceiro/cliente, do histórico, da reputação, das práticas de combate à corrupção, das políticas de integridade, da idoneidade, da conformidade, entre outros requisitos que se fizerem necessários à segurança das relações comerciais da Cooperativa.

A integridade é fundamental em todas as operações e relações comerciais, devendo os fornecedores estar em conformidade com as legislações trabalhistas, fiscais, cíveis e criminais, ambientais, nacionais e internacionais, que regem suas operações, negócios, indústria, comércio, pessoas, e respeitar as obrigações contratuais, não devendo submeter- se a qualquer situação que configure corrupção, conflito de interesses, bem como pagamentos ou recebimentos questionáveis, não patrocinando, não participando e não tolerando práticas ilegais

A Expocacer espera que, no desenvolvimento de suas atividades, os seus fornecedores e cooperados cumpram as legislações, padrões, códigos e normas ambientais aplicáveis e priorizem a adoção de boas práticas agrícolas, de forma a minimizar impactos negativos ao meio ambiente

Optamos por não manter relações comerciais com parceiros que comprovadamente estejam em desacordo com a legislação vigente, e descontinuar o relacionamento nos casos em que tenhamos conhecimento de qualquer irregularidade que não venha a ser sanada por aquele parceiro comercial

Temos o compromisso ético de trabalhar continuamente para eliminar qualquer forma de trabalho análogo ao de escravo e/ou infantil, não admitindo relacionamento comerciais com fornecedores que comprovadamente possuam esse tipo de ilegalidade em seus negócios

Não compactuamos com qualquer tipo de discriminação de raça, cor, religião, sexo, faixa etária, destreza física, nacionalidade ou que, não sendo permitida e/ou sendo cancelada a relação comercial caso haja vestígios desta prática por qualquer um de nossos fornecedores e parceiros comerciais.

Não permitimos em nossas relações comerciais nenhuma forma de corrupção, favorecimento, extorsão nas operações, além de não fazer uso de informações privilegiadas e/ou coação para influenciar tomada de decisões. Repudiamos a prática de ações que afetem negativamente a imagem da Cooperativa e sua reputação.

A análise do histórico dos fornecedores, parceiros e clientes deve ser feita antes da efetiva contratação dos serviços ou aquisição dos produtos, e realizada a qualquer momento no decorrer das relações comerciais estabelecidas com a Cooperativa.

A prática da DUE DILIGENCE assegura a segurança e integridade das relações comerciais da Expocacer, garantindo conformidade legal nas operações.

5.6 DIVERSIDADE E INCLUSÃO

Diversidade é a variedade de características e identidades de um grupo, enquanto inclusão é a garantia de que essas diferenças sejam valorizadas. Ambos os conceitos são complementares e importantes para promover a equidade e o respeito. A diversidade é um pilar essencial para a construção de sociedades justas e inclusivas.

Constante na POLÍTICA DE GESTÃO DE PESSOAS (PO.07), a cooperativa mantém um ambiente de trabalho onde possa caber todo o tipo de diversidade, prezando pelo respeito e igualdade em todos os processos e comportamentos internos.

Praticamos uma cultura de trabalho inclusiva, oferecendo as mesmas oportunidades para pessoas diferentes, e respeitando essas diferenças. Acreditamos que é por meio das diferenças entre as pessoas que se consegue aprender e, assim, evoluir.

Diversas ações são realizadas posicionando nossa cultura inclusiva:

• Projeto Diversidade Armazém Geral: promover oportunidade de capacitação a mulheres que se interessam em trabalhar nos Armazéns da Cooperativa (grupos minoritários)
• Promover equidade: oferecer a todos os recursos necessários para que todas as pessoas possam executar seu trabalho, levando em conta sua diversidade
• Interferir quando houver desrespeito: nossos gestores são treinados e orientados a sempre estarem atentos para que as pessoas não sofram nenhum tipo de preconceito e, se houver, que interfiram imediatamente.

Garantimos que todas as pessoas, independentemente do gênero, tenham as mesmas chances de crescer, se desenvolver e serem reconhecidas no ambiente de trabalho. Na prática, isso envolve questões como:

• Remuneração justa para homens e mulheres que exercem funções equivalentes;
• Oportunidade real de acesso a cargos de liderança sem distinção de sexo, cor, raça, idade, etc;
• Apoio ao desenvolvimento profissional de todos, sem barreiras ou preferências baseadas em gênero;
• Um ambiente seguro, onde ninguém precise lidar com discriminação ou assédio;

Entendemos que construir esse tipo de ambiente não é só uma questão de justiça — é também uma forma de fortalecer a cultura da empresa, melhorar a convivência, a inovação e os resultados.

5.7 PROCESSO POLÍTICO/PARTIDÁRIO

A Expocacer é uma Cooperativa apartidária, mesmo assim respeita o direito individual de seus associados e seus funcionários em se associar e participar do processo político democrático. As regras e normas de conduta explicitas no CODIGO DE ETICA E REGIMENTO INTERNO, assim como em seu ESTATUTO não permitem que o processo político-partidário interfira nas atividades da Cooperativa, não sendo permitido aos funcionários qualquer ato de campanhas ou posicionamento político em suas dependências e em horário de trabalho.

5.8 ESG E COMPLIANCE AMBIENTAL

Compliance Ambiental, amparada pela POLÍTICA VERDE (PO. 12) envolve e orienta a preservação do meio ambiente através das práticas de desenvolvimento sustentável no Cerrado Mineiro, tornando nossos produtores e a nossa região os mais inovadores e sustentáveis da cadeia do café, cumprindo com a agenda de sustentabilidade, com foco na redução de emissões de gases de efeito estufa. O objetivo é fazer com que a cafeicultura do Cerrado Mineiro seja cada vez mais sustentável e de baixas emissões.

A Expocacer estabelece diretrizes para definição de suas ações incentivando o respeito e a proteção do meio ambiente, promovendo e estimulando iniciativas ou campanhas internas, cumprindo as obrigações de conformidade ambiental, exigências legais aplicáveis e normas estabelecidas.

A Expocacer torna-se exemplo em meio as cadeias de custódias a nível global. E com o intuito de sempre alcançar as boas práticas na cafeicultura somos referência em cafés certificados, agregando valor aos cafés de nossos cooperados por meio de certificações nas áreas de produção e em sua cadeia de custódia. Selos e Certificações existentes na Cadeia de Custódia Expocacer: RAINFOREST ALLIANCE; C.A.F.E PRACTICES; FAIRTRADE; SEDEX SMETA 4 PILARES; CERTIFICA MINAS; ORGANICO CHOC; 4C SERVICES GMBH; REGENERATIVO; BSCA; FSMA; NESPRESSO; NESCAFE; CONAB IN 29.

A Expocacer é uma das mantenedoras do Consórcio Cerrado das Águas (CCA), plataforma colaborativa que agrega esforços entre empresas, governo e sociedade civil para preservação e conservação ambiental para resiliência as mudanças climáticas. O projeto tem como objetivo a preservação de nascentes, o reflorestamento de áreas e a reciclagem de embalagens dos produtos utilizados no manejo da lavoura.

A Expocacer realiza parcerias com os Programas:

• a)Viveiro de Atitude, iniciativa socioambiental, idealizada e coordenada pela Montecer – Cooperativa dos Cafeicultores do Cerrado de Monte Carmelo que tem como propósito promover ações e projetos para conservação do Bioma Cerrado, além de gerar impacto, educar, conscientizar, agir e preservar;
• b)Energia Limpa e Sustentável por meio da geração de energia solar fotovoltaica, objetivo de promover a redução permanente de emissão de carbono e dos custos com energia elétrica da Cooperativa;
• c)Trabalho conjunto com o Instituto Nacional de Processamento de Embalagens Vazias (inpEV) desde 2008, mobilizando e conscientizando, produtores, canais de revenda, indústria fabricante, poder público e sociedade na logística reversa (conjunto de ações que envolve sistema de coleta, transporte, armazenamento, reciclagem e tratamento de resíduos produzidos pelo descarte de produtos e embalagens no pós-consumo) de embalagens vazias de defensivos agrícolas;
• d)Manejo Biológico, Criação do Grupo de Cafeicultores do Cerrado Mineiro para investimento na Metodologia TMT (“TMT” origem do nome Tomita sem as vogais. É um aditivo para compostagem originário do Japão, trago ao brasil pelo sócio Tomita) de manejo biológico. O Grupo trata de uma parceria da Expocacer e do Engenheiro Agrônomo, pesquisador e criador da metodologia, Celso Tomita. Grupo destinado a avaliar, discutir e aplicar os resultados obtidos sobre o manejo biológico na cafeicultura do Cerrado Mineiro;
• e)Programa Baixa Emissão de CO₂ - a Expocacer com a parceira com o IMAFLORA (Instituto de Manejo e Certificação Florestal e Agrícola) e o SEBRAE (Serviço de Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) viabilizou a criação de Grupos de Cooperados para análise e cálculo da pegada de carbono, conforme protocolo GHG (padrão de quantificação de emissões compatível com a ISO 14.064, que oferece uma estrutura de contabilização de gases de efeito estufa);
• f)Programa de Cafeicultura Regenerativa, em parceria com o Sebrae criou um Grupo de produtores para melhorar as práticas regenerativas em suas fazendas, o objetivo do Grupo é conquistar a Certificação de Agricultura Regenerativa. Cujo objetivo garantir saúde e a preservação do solo) fornece aos agricultores rotas para obter fundos adicionais através de mercados de créditos de carbono e subsídios ambientais.
• g)Polinização Assistida, parceria entre Expocacer e seus Cooperados, Nespresso, Agrobee para realização de Experimento utilizando polinização de abelhas na lavoura de café.
• h)Gases de Efeito Estufa, o inventário de emissões de gases de efeito estufa é uma ferramenta crucial para medir e gerenciar as emissões de gases que contribuem para o aquecimento global. Ele pode ser usado para estabelecer metas de redução de emissões e para melhorar a eficiência energética
• i)Coleta Seletiva e Reciclagem, implementação do Programa de coleta de resíduos sólidos nas unidades administrativas e operacionais da Expocacer,

Não se fala em compliance ambiental sem se falar em ESG. Ambos são conceitos complementares que contribuem para que as empresas sejam éticas, sustentáveis e responsáveis.

Enquanto ESG estabelece os padrões e objetivos de sustentabilidade e responsabilidade da Cooperativa, o compliance garante que esses padrões sejam seguidos adequadamente em conformidade com as legislações. Desta forma, a Expocacer proporciona um ambiente onde as práticas sustentáveis são integradas nas operações organizacionais.

Nossa Política Verde – PO.12 - espelha nossas práticas internas, e demonstra como a nossa Cooperativa, nossos cooperados e “nossas pessoas” se uniram para construir um ecossistema sustentável capaz de trazer impacto positivo para toda a cadeia de valor de produção de café. Nossa Missão é ser a solução para o cafeicultor, criando valor para o seu negócio na Região do Cerrado Mineiro

Nossa Matriz de Materialidade apresenta os temas de maior relevância para o nosso negócio e para todas as partes interessadas (stakeholders) que fazem parte da nossa cadeia de valor: cooperados, fornecedores, colaboradores, clientes, consumidores, comunidades, governo, etc.

Os temas são organizados em três eixos principais: Ambiental, Social e Governança (ESG), e demonstram de forma transparente a maneira pela qual gerenciamos a Cooperativa e o desempenho sustentável desta.

Muitos dos projetos executados são perenes, e a Cooperativa os mantém há anos. Outros são atuais surgidos com a necessidade de redução de impactos negativos e amplificação dos impactos positivos, em consonância com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, proposto pela Agenda 2030. Entendemos que Desenvolvimento Sustentável é encontrar maneiras de garantir o sustento das gerações atuais, sem que isso comprometa o meio ambiente e as necessidades das gerações futuras.

É desta forma que levamos a nossa atuação ESG para além de uma mera sigla – ela faz parte do nosso comportamento do dia a dia, gerando valor a longo prazo associado à práticas socioambientais positivas e transformadoras.

A Política de Compliance prevê o monitoramento contínuo das práticas ESG da Cooperativa, realizando auditorias internas para assegurar a conformidade das ações realizadas. Isso inclui a verificação de relatórios de sustentabilidade, auditorias de práticas de trabalho e revisões de processos de governança, além da adoção das práticas de gestão de risco, citadas no pilar 5 desta Política.

5.9 DOAÇÕES E PATROCÍNIOS

A Expocacer, dentro de sua atuação perante a comunidade e sustentabilidade social, promove doações e patrocina eventos cuja causa tenha cunho social, cultural e humanitário. Todas as doações são feitas nos critérios legais respeitando a posição estatutária e não atuando em segmentos que possam ter quaisquer elementos que sugiram discriminação de qualquer natureza.

5.10 DECLARAÇÃO A IMPRENSA

Assessoria de Comunicação da Expocacer (Ascom) tem como objetivo atuar por meio da comunicação integrada, e promover a divulgação de informações relacionadas ao negócio da Cooperativa junto aos diferentes meios de comunicação, de alcance nacional e internacional. A ASCOM é o facilitador de relacionamento entre a empresa e a mídia, por meio da divulgação dos acontecimentos da Cooperativa e do mundo do café.

Tendo como Valores a transparência e credibilidade, a Expocacer prima por transmitir, quando requisitado e necessário, informações transparentes e fiéis. Toda e qualquer declaração à imprensa é realizada por interlocutores previamente autorizados pela ASCOM.

Nas situações de crise, a Assessoria de Comunicação integrará o Comitê de Gestão de Crises e será responsável por coordenar a comunicação externa, definir os canais de divulgação, preparar os posicionamentos institucionais e orientar os porta-vozes autorizados. Toda manifestação pública deverá ser previamente alinhada com o Diretor Presidente Executivo e submetida à análise do Departamento Jurídico e de Compliance, quando aplicável.

5.11 INTELIGENCIA ARTIFICIAL- IA –

A inteligência artificial (IA) é uma ferramenta poderosa para o compliance, permitindo à Cooperativa ser mais eficiente e estratégica. As tecnologias de inteligência artificial e aprendizado de máquina possibilitam o alcance de conformidade regulatória com maior eficiência do que as tecnologias convencionais.

A IA pode ajudar a:

• Automatizar processos, como a coleta de dados de denúncias
• Analisar grandes volumes de dados
• Simplificar a análise de regulamentos complexos
• Implementar mudanças rapidamente em padrões e políticas
• Reduzir o tempo gasto em tarefas burocráticas
• Garantir a segurança dos denunciantes
• Promover a conformidade e integridade

À medida que plataformas digitais se tornam mais imersivas e interativas, é necessário garantir a conformidade com questões de segurança cibernética e privacidade.

Nesse sentido, o compliance assegura a segurança de dados, a privacidade e a transparência no uso da inteligência artificial. Isso é feito por meio da aplicação das Políticas de Governança de TI e Segurança de Dados (PO.11) e da Política de Proteção e Privacidade de Dados (PO.02) através da obtenção de consentimento adequado e implementação de medidas de segurança sistêmicas.

5.12 TREINAMENTO E COMUNICAÇÃO

A capacitação é um elemento essencial em qualquer programa de compliance, pois contribui para ampliar o entendimento sobre legislações, diretrizes e políticas internas. Além disso, ela fortalece a cultura organizacional baseada na ética e na integridade. Por meio do treinamento, a empresa assegura que seus colaboradores saibam quais são suas obrigações em relação ao compliance e estejam preparados para agir de forma ética e em conformidade com as normas vigentes.

O treinamento tem como finalidade assegurar a plena compreensão por parte de todos, transcendendo níveis hierárquicos e funções: membros dos Conselhos, Diretoria Executiva, Funcionários e demais stakeholders, através de uma redação que preza clareza, concisão e adequação ao público-alvo eliminando dúvidas e interpretações equivocadas, prevenindo descumprimentos involuntários das normas, políticas e procedimentos sobre a conduta e ética e integra da cooperativa.

A disseminação da consciência sobre integridade e compliance demanda um esforço contínuo de Comunicação, tanto interna quanto externa. É importante que todos os funcionários e terceiros sejam minuciosamente informados acerca das políticas e processos estabelecidos, e quando pertinente, sobre as métricas que avaliam as ações de remediação implementadas. Para alcançar essa ampla conscientização, todos os canais de comunicação disponíveis devem ser explorados de maneira estratégica e integrada, garantindo que a mensagem alcance cada stakeholder de forma eficaz e compreensível.

Defendemos os princípios, diretrizes e estratégias que orientam a forma como a Cooperativa se comunica com seus diversos públicos, tanto internos quanto externos. Nossos esforços são direcionados para que nossa comunicação seja eficaz, coerente e alinhada com os objetivos e valores da Cooperativa, contribuindo para a construção de uma imagem positiva e para o alcance de seu propósito.

Como parte do nosso compromisso com uma comunicação ética, transparente e responsável, a Expocacer adota uma postura clara contra a disseminação de fake News. Reconhecemos que a desinformação representa um risco não apenas para a reputação da Cooperativa, mas também para a sociedade como um todo. Mais do que apenas combater notícias falsas, buscamos fortalecer uma comunicação baseada na confiança, na transparência e no respeito às pessoas.

5.13 AUDITORIA INTERNA, EXTERNA E MONITORAMENTO

Regras de manutenção de conformidade devem ser contínuas, avaliando sempre se os mecanismos de controle estão sendo bem executados e se as pessoas estão comprometidas com as normas e se cada um dos pilares está funcionando como o esperado.

A Auditoria interna é uma atividade de alta relevância estratégica e constitui um conjunto de procedimentos e técnicas normatizadas que visam avaliar, de forma amostral, a gestão da Companhia, pelos processos e resultados gerenciais, mediante a confrontação entre a situação encontrada com um determinado critério técnico, operacional ou normativo.

Alinhada com o Conselho da Administração e vinculada administrativamente ao Diretor Presidente Executivo, tem como competência multidisciplinar o assessoramento e consultoria interna no intuito de agregar valor à gestão e a melhorar as operações, propondo ações preventivas e saneadoras de forma a assistir a Cooperativa na consecução de seus objetivos estratégicos mediante abordagem sistematizada e disciplinada constante no Plano Anual de Auditoria Interna com ênfase para a avaliação da gestão de riscos operacionais, dos controles internos administrativos e do processo de governança corporativa. O Plano Anual de Auditoria deverá ter a autorização do Conselho de Administração da Expocacer.

Em linhas gerais, são objetivos da Auditoria Interna:

• Salvaguardar prejuízos decorrentes de fraudes ou erros não intencionais;
• Antecipar-se, preventivamente, ao cometimento de erros, desperdícios, abusos e práticas antieconômicas e fraudes;
• Assegurar a validade e integridade dos dados financeiros e contábeis que serão utilizados pelo Conselho para a tomada de decisões;
• Incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às normas internas;
• Assegurar aderência às diretrizes estratégicas, planos, normas e procedimentos da Expocacer;
• Propiciar informações oportunas e confiáveis;

As ações da Auditoria Interna estão embasadas no aprimoramento dos controles internos, com a verificação do desempenho e da conformidade das atividades de cada departamento, comparando os objetivos da Cooperativa, bem como os processos e as metas com os preceitos legais e regulamentares vigentes.

O processo da Auditoria Interna é dividido em 4 grandes premissas:

• 1)Planejar: deve-se estabelecer os objetivos do Plano Anual de Auditoria Interna, bem como sua elaboração. É necessário determinar e avaliar os riscos e oportunidades e estabelecer além das metas o cronograma de trabalho;
• 2)Executar: prática das atividades propostas, seguida de relatórios e indicadores;
• 3)Verificar: os processos serão monitorados e os relatórios serão completados na medida em que as etapas forem atingidas, conforme as validações e análises das devolutivas
• 4)Atuar: um ciclo, onde sempre deverá ser revisto, melhorado, monitorado e analisado, não só em suas demandas internas, mas também no Plano Anual.

5.15 PLANO DE AUDITORIA INTERNA

O Plano de Auditoria Interna tem como finalidade garantir a efetividade e o cumprimento das normas e dos processos internos, prevenindo e controlando os riscos envolvidos nas atividades da empresa e acompanhando o cumprimento das regras aplicáveis às suas atividades e aos Colaboradores. Também é finalidade da Auditoria Interna fornecer à Expocacer julgamentos imparciais, com independência e objetividade, no intuito de agregar valor aos processos de trabalho, contribuindo para o cumprimento das metas previstas, a execução dos programas, a aderência as instruções de trabalho, consubstanciando em indicadores de desempenho quanto à economicidade, eficiência, eficácia e efetividade às variáveis de tempo, custo, qualidade, dentre outras.

Dentre as normas reguladoras, a Auditoria Interna baseia-se na Norma Brasileira de Contabilidade da Auditoria Interna (NBC TI 01), para elaboração e apresentação do Plano Anual de Auditoria Interna (Anexo 2), que destaca as ações de auditoria consideradas relevantes para o fortalecimento e aprimoramento da gestão da Expocacer.

O Plano Anual de Auditoria Interna é um documento formal que apresenta a programação das atividades previstas para a execução das auditorias internas na Expocacer, podendo ocorrer alterações no cronograma de execução devido as alterações de cenário ou demandas extraordinárias, como fatores externos ou internos que venham a prejudicar ou influenciar sua execução.

5.16 COMITÊ DE AUDITORIA

Um marco importante na busca por práticas de Governança mais robusta, criado o Comitê de Auditoria pelo Conselho de Administração. Um passo estratégico que reflete o compromisso com o fortalecimento dos controles, transparência e responsabilidade dentro da cooperativa.

O Comitê de Auditoria, é um dos comitês de assessoramento ao conselho de administração, cujo objetivo é auxiliá-los nos:

• Gerenciamento de Riscos e controles;
• Supervisão da conformidade, integridade, ética e identidade da cooperativa;
• Supervisão do código de conduta, ouvidoria e canal de denúncias;
• Acompanhamento e supervisão dos trabalhos da Auditoria Interna;
• Acompanhamento e supervisão dos trabalhos da Auditoria Independente (externa);

Sem a prerrogativa deliberativa, exerce atividades relacionadas a supervisão ativa e preventiva, visando a confiabilidade e integridade das informações para resguardar e aprimorar a governança.